信頼されるレポート・報告書をつくるには?

誤解されない文章、具体的な内容を心がける

◎コツがわかれば短時間でつくれる

「きみの提出するレポート・報告書は、いつも信頼できる」と
上司から言われる文書をつくりたいものです。

実際には、
「A君の報告書はじつに正確で信頼できるのだが、
B君のはどうしようもない」
などということが頻繁に起こります。

「報告書なんて、とりあえず出しておけばいい」と
安易に考える人もいるかもしれませんが、
報告書ひとつで上司からの評価はまるで違ってきます。

レポート・報告書は、それが日報であっても、
相手に信頼され、評価される文書を作成したいものです。

こういうと、
「日々の報告書にそれほど時間をかけていられない」と
反論する人もいますが、実際には
「信頼される報告書」も「いい加減な報告書」も、
作成するのにかかる時間はそう大きく変わりません。

レポート・報告書の作成に多くの時間がかかる人は、
文書作成のコツを理解していないためです。

ポイントさえわかれば、
いくらでも時間を短縮することができます。

ポイントを押さえて素早く作成できれば、
上司だけでなくクライアントや
プロジェクトのメンバーからの評価もまるで違ってくるでしょう。


◎「正確さ」と「具体性」に注目する

第一のポイントは「正確さ」です。

誤字・脱字がないこと、データや数字が
正確であることはビジネス文書の大前提です。

ちょっとした言い回しについて
何度も修正している人を見かけることがありますが、
そんな作業に時間を使うよりも、
数字をチェックするほうがよほど重要です。

小学生の作文のような稚拙な表現では困りますが、
少しくらい拙い文章でも、
「彼の報告書は内容に間違いがない」という
評価を得られるように内容の確かさに気を配りましょう。

そのためには、誤解のない文章を心がけること。

細かな文章表現に気を配るあまり、
読み手によって理解度が異なったり、
解釈に違いが出るようでは意味がありません。

平易な文章で、誰が読んでも
同じように理解できることが肝心です。

また、レポート・報告書では、
どれだけ具体性があるかも問われます。

具体的なデータ、数字を盛り込まず、
「多くのニーズが……」
「かなりのコストダウンが……」
「けっこうな日数が……」
「速やかに改善を……」
という表現ばかりでは説得力に欠けます。

事実をしっかり伝えることが重要です。

作成したレポート・報告書を見直すときには、
より具体的にできる箇所はないかを意識することが大切です。
レポート・報告書の基本と常識
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(株式会社ザ・アール 著)

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