レポート・報告書の基本とは?

伝えたい内容を正しく相手に伝える

◎「相手が読む気になる文書」を書く

レポート・報告書においてもっとも大切なのは
「伝えたい内容を正しく相手に伝える」ことです。

どんなに立派な内容でも、
相手に伝わらなければまったく意味がありません。

では、“相手に伝わらないレポート・報告書”とは
いったいどのようなものなのでしょうか。

それは、ズバリ“相手に読んでもらえない文書”です。

当たり前の話ですが、意外にこれを意識せずに
レポートや報告書を書いている人がたくさんいます。

その人たちは、
「提出すれば、上司は必ず読んでくれる」
と思っているようです。

上司も仕事ですから、提出された文書には、
ひととおり目を通すでしょう。

しかし、それで十分に内容を理解してもらえるとは限りません。

ダラダラと長い文章が連なっている報告書であれば、
読むのに苦労します。

そんな文書では、要点が相手に伝わりません。

そもそも読む気になりません。

相手が読む気になること、
一読しただけで内容が理解できること。

これこそがレポート・報告書の基本なのです。


◎「結論が伝わる文書」を書く

相手に伝わりやすいレポート・報告書をつくるポイントは、
「何を伝えるのか」をはっきりさせておくこと。

核心があいまいなまま文書をつくり始めても、
結局は「何が言いたいの?」と
相手に思われる文書ができ上がるのがオチです。

具体的に考えてみましょう。

たとえば、A案とB案ではどちらがより適切なのか
を伝える調査報告書を作成するとします。

さまざまな情報、状況を吟味した結果、
「B案のほうがいい」と判断したとしましょう。

このとき一番伝えたい内容は
「B案のほうが適切」ということです。

これが結論です。

レポート・報告書を作成するときは、
「この結論を相手に伝えるんだ」
という意識を忘れてはいけません。

ここで作成する文書は、
「B案のほうが適切」という内容を伝えるためにあるのです。

文書を構成する要素には、結論のほかにも、
調査内容・結果、分析、標題などたくさんあります。

それらの要素をどのように配置するかによって、
レポート・報告書の価値は大きく違ってきます。

一般の文書は、
「標題」→「調査内容・結果」→「分析」→「結論」
という順番で構成されます。

この基本を押さえつつ、
「どうしたら、一番大切なことを相手に伝えられるか」
を考え直してみてください。

すると、標題のすぐあとに
結論を置くという方法もあるでしょう。

「まず結論が知りたい」というタイプの相手の場合には、
この構成がよいかもしれません。

このように、目的に合わせた工夫が大事なのです。
レポート・報告書の基本と常識
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(株式会社ザ・アール 著)

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