レポート・報告書は3種類ある

定期か不定期か、提案・主張をするためか

◎目的に沿った文書をつくる

会社で求められるレポート・報告書には
数多くの種類があります。

日報や週報に始まって、出張や会議、
調査の報告書、提案書、企画書などです。

それぞれに目的がありますから、
その目的に沿った文書をつくらなくてはなりません。

個々の文書には、それぞれ特徴があり、
重点を置くべきポイントも違います。

そこでわかりやすいように、
さまざまなレポート・報告書を
「定期の報告書」
「不定期の報告書」
「提案・主張をするための文書」
という3種類に分類してみます。

種類に応じて、それぞれ
注意すべきポイントを整理しておきましょう。


〈定期の報告書〉
「日報」「週報」「月報」「期報」「年報」など、
ある決まった時期に提出しなければならないものが
定期の報告書です。

これらの書類は、
期日を守って出さなくてはなりません。

期日に間に合わない週報では、本来の意味をなしません。

フォーマットを決めるなど
効率的に作成を進める工夫をするとよいでしょう。

また、日報、週報など、毎日(あるいは毎週)
同じことを書いてしまうという人がいますが、
相違点を書くという意識をもちたいものです。

昨日(前回)とは何が違ったのか、
どこまで進んだのかを基準に書くことが大切です。


〈不定期の報告書〉
不定期の報告書には、
「クレーム対応報告書」「始末書」「事故報告書」
「特定のプロジェクトの報告書」などがあります。

事故報告書などは、迅速に作成し、
すぐに提出するというスピードが求められます

とくに事故報告の場合には、
状況が不確かであっても、
まずは第一報を入れることが大切です。

研修報告書、プロジェクト報告書などは、
内容の質が問われます

内容を十分に把握して、
それを分析する力も必要になります。

この場合も、相手が「情報の量」を求めているのか、
「必要な要素を絞り込んだもの」を求めているのかなど、
相手の状況を考慮することが大切です。


〈提案・主張をするための文書〉
「企画書」「意見書」「提案書」
「稟議書」「各種レポート」などが、
提案・主張をするための文書です。

これらの文書は提出のタイミングが大切です。

適時求められるときに
自分の考えを整理して作成します。

集めた情報の質、整理された自分の意見など、
トータルの説得力がもっとも要求される文書です。
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