そもそも
レポート・報告書とは?

レポート・報告書はコミュニケーション・ツールの1つ

◎仕事の意思疎通に欠かせない文書

会社は組織で動いていますから、
自分1人だけで完結する仕事はありません。

上司と部下、同僚同士、さらに取引先との関連もあります。

上司はつねに、部下がどんな業務に取り組み、
どう進めているのかを知らなければ、
自分のチームの仕事を効率的に進めていくことはできません。

部下がどんな仕事をしているのか、
どの程度進んでいるのか、どんな問題を抱え、
どのような成果をあげているのかなどを
正しく把握しているからこそ、
上司は的確な判断、指示ができるのです。

取引先の実態は、取引先の担当者と
直接やり取りをしている社員が一番よくわかっています。

顧客のニーズを肌で感じているのも、
現場の販売スタッフです。

ところが、実際に経営判断を下すのは
じかに現場に接しない幹部社員です。

もし、「現場の実態」と「経営判断」との間に
正しい関連性がなければ、企業は成長できません。

だからこそ、幹部社員などの上司たちは
詳細な報告を求めるのです。

自分だけが知っていて上司が知らなかったために、
ビジネスチャンスを逃したり、
ときにトラブルが発生したりすることもあります。

同様のことは、チームのメンバー間や
担当部署間にも起こりえることです。

そのような事態を避けるためにあるのが、
「レポート」や「報告書」です。

会社において、
レポート・報告書は
欠かすことのできない
コミュニケーション・ツールの1つ
なのです。


◎「よい報告書」はあなたの評価を上げる

上司への報告や、社内で情報を共有する場合、
口頭ですませるケースもあります。

簡単な事務連絡なら、
文書より口頭が適しているケースもあるでしょう。

なにより口頭なら、その場で素早く伝えることができます。

しかし、口頭での伝達には欠点があります。

漏れなく伝えることが難しい。
相手の受け取り方によって認識が異なってしまう。

ときには伝えた内容を
相手が忘れてしまうこともあります。

相手が忙しいときには十分な時間がとれず、
報告自体を聞いてもらえないこともあります。

その点、報告書は、正確な情報を、
相手を時間的に束縛せずに伝えることができます

現代はメールの活用をはじめ、文書で
報告・連絡する機会が多くなりました。

わかりやすく簡潔な文書としてまとまっていれば、
相手は短い時間で内容を理解できるため、
読む側の時間の有効活用に貢献します。

そのため、文書作成能力の必要性が高まっています。

「報・連・相」(報告・連絡・相談)の大切さは
よくいわれますが、なかでも報告は文書で行うことが求められます。

よい報告書をつくる能力はあなた自身の評価につながります。
レポート・報告書の基本と常識
 
『これだけは知っておきたい「レポート・報告書」の基本と常識 改訂版』
(株式会社ザ・アール 著)

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