はじめに

「書き直し!」と言われないために

レポートや報告書は、仕事をするなかで
いろいろな場面で提出を求められますが、
作成に苦労している人が多くいます。

こんな声をよく耳にします。

「いきなり『報告書を書け』と言われた」
「上手な報告書をつくれない」
「何度も『書き直せ!』と命じられる」
「どうまとめればいいかわからない」

ビジネスにかかわる人なら、
報告書やレポートを日常的に求められます。

仕事をしていくうえでは、
正確な情報の共有が非常に大事であるからです。

たとえば、会社では上司は部下からの報告をもとに
現場の状況を把握し、さまざまな判断を下しています。

また、報告書は上司だけでなく、
クライアント、プロジェクトメンバーに向けても
重要な役割を果たします。

報告書の役割は、
「情報を迅速に伝える」
「状況を正しく理解させる」
ことです。

もし、レポートや報告書を作成するのに
長い時間がかかってしまうと、
自分の仕事の妨げにもなるだけでなく、
ようやくつくり上げて提出してもタイミングを逸してしまい、
役に立たないものになりかねません。

会社の販売ロスにつながったり、
取引先との間に大きな問題を発生させてしまう可能性もあります。

そのため、レポート・報告書は
迅速に作成しなくてはなりません。

また、相手に正しく理解されるものでなくてはなりません。

迅速・正確でないレポート・報告書は、
あなたの仕事への評価を下げてしまうことになります。

そもそもレポート・報告書の作成は
難しいことではありません。

しかし、多くの人が
「レポートや報告書を提出すること」
に苦労しているようです。

それはどうしてでしょう?


レポートや報告書の提出に苦労する理由

レポートや報告書の提出に苦労する理由として、
次のようなことが考えられます。

・日常業務が忙しくて落ち着いて書けない
・レポートや報告書の書き方を知らない
・要点のまとめ方がわからない

こうした理由によって、多くの人が
レポート・報告書の作成に苦手意識をもってしまいます。

朝出社したときは、
「今日こそ報告書を書き上げよう」と思っていたけれど、
日々の業務が忙しくて、つい先延ばしになってしまう。

いきなり上司に「報告書を書け」と言われたが、
何をどう書いていいかわからない。

書くべき内容はわかっているが、
文章が下手だし、どうまとめていいかわからない。

多くの人がそんな悩みをもっています。


書式例を参考にすればスラスラ書ける!

会社では、あらたまって、
レポートや報告書の書き方を教わることはほとんどありません。

そのため、
書き方・まとめ方がわからず、
時間や手間がかかるのです。

だからこそ、自分で
「報告書をつくる基本」を身につける必要があります。

報告書にはどんな種類があるのか、
報告書にどのように情報をまとめればいいのか、
それぞれの報告書にどのように書けばいいのかなど、
レポート・報告書を作成するうえでの基本がわかれば、
報告書はスラスラ書けます。

基本を身につけることで、
報告書に時間をとられることがなく、
さらに自分の評価を上げることが可能になるのです。

それでは、
「レポート・報告書の基本」を学んでいくための
流れを見ていきましょう。

第1章では、「レポート・報告書の基本」を紹介します。
レポート・報告書とは何か、なぜ作成する必要があるのか、
レポート・報告書に必要なことは何かなど、
レポート・報告書をつくるうえで基本となることを紹介します。

第2章では、「レポート・報告書の書き方・つくり方」を紹介します。
ここではレポート・報告書をうまく書く方法などを具体的に紹介します。

第3章では「評価されるレポート・報告書をつくるコツ」を紹介します。
上手なレイアウトのしかた、
表・グラフを使った効果的な見せ方、
報告書を充実させる文章テクニックなどを身につけてください。

第4章では、「日常業務で必要なレポート・報告書の書式例」を紹介します。
「日報」「週報」や「会議報告書」「提案書」「企画書」など
日常的に提出する機会の多い報告書の書き方と書式例を説明します。

第5章では、「特別な業務に関するレポート・報告書の書式例」を紹介します。
「出張報告書」「研修受講報告書」「イベント報告書」
「調査報告書」などの書式例を示して、書き方を説明します。
レポートのつくり方もここで解説します。

第6章では、「事故対応などに関するレポート・報告書の書式例」を紹介します。
「クレーム報告書」「事故報告書」「始末書」など、
突然提出を命じられる報告書のつくり方、書式例を解説します。

本書は、正確な内容が相手にわかりやすく伝わる
レポート・報告書を、手早く作成することをめざしたものです。

本書を使うことによって、
あなたが「報告書1枚」で、上司、クライアント、
同僚などからの評価を上げることができるよう願っています。
レポート・報告書の基本と常識
『これだけは知っておきたい「レポート・報告書」の基本と常識 改訂版』
(株式会社ザ・アール 著)

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