残念な説明の特徴
考えた順番で説明する

相手の頭を混乱させる説明をしてしまう人は、
伝える順番を間違っているケースが非常に多いです。

押さえておくべきポイントとしては、
「考えた順番」と「説明する順番」は違う
ということです。

一見当たり前のようですが、
自分が考えたとおりの順番で話したり、
自分の頭に浮かんだことを
そのまま口にしたりしてしまう人が多くいます。

説明に適した順番に整理しながら
話すことができる人であれば問題ないのですが、
多くのそうでない人の場合、思いつくままに話してしまい、
相手に伝わらない残念な説明になっています。

まさに独りよがりな説明。
これはコミュニケーションになっていません。

説明する内容が相手に伝わらなければ意味がないにもかかわらず、
自分が話したいように話したり、
「これだけ頑張って話せば、きっとわかってもらえるだろう」
という自分本位の伝え方になったりしているのです。

たとえば、傘を持って出かけることにした、
という話を例に考えてみましょう。

考えた順番で話すと、こういう流れになります。

「朝、家を出たら、雲ひとつない、とってもいい天気だったんですよー。
 ああ、いい天気だなー、夏だなーって思いながら歩き始めようとしたところで
「あ、そういえば、天気予報で牘〞って言ってたな」って思い出したんです。
 うちの会社、最寄り駅から5分くらいかかるんで、雨だと困るなと。
 こりゃぁマズいぞ! ってことで、家に戻って傘を持っていくことに決めたんです。
 そしたら、この土砂降りですよ。いやー、正解でした!」

この説明は、時系列で自分の行動と、
頭の中で考えたことを説明しています。

分解すると次のような情報の並びになっています。

・朝、家を出た
・いい天気だった
・天気予報を思い出した
・オフィスは駅から離れている
・家に戻って傘を持っていくことに決めた
・結果、土砂降りだったので、持ってきてよかった

もちろん、友人との雑談であれば、
この順番で話してもまったく問題ありません。

楽しい会話になることでしょうし、
自分が思ったとおりに話しても
言いたいことをなんとなく読み取ってくれます。

しかし、ビジネスの場で、
こういう話し方をしてしまうと、いい評価は得られないでしょう。

何が言いたいのかまるでわからない説明は、
相手も聞いていられないため、
「何が言いたいのかよくわからない!」と、
話の途中で一喝されてしまうかもしれません。

たとえば、これが仕事に関わる内容だったとしたらどうなるでしょうか?

・オフィスを出て、顧客先に向かった
・先方の課長が、本社に異動になることを思い出した
・手土産を買っていくべきかどうか迷った
・甘いもの好きのはずなので「課の皆さんで」とお茶菓子を買うことにした
・課長は明日から出張とのことで、これが異動前に会う最後のチャンスだった
・ご挨拶するいい機会になり、本社異動後の新部署でもお取引の可能性が見えてきた

もし、この順番で業務日報が書かれていたら、
上司や先輩から「夏休みの日記か?」と言われてしまうでしょう。

自分が考えた順番や行動した順番は、
説明を受ける相手からするとどうでもいい場合が多いのです。


「自分が考えた順番」ではなく
「相手が聞きたい順番」を考える

これを見るとわかるように、
説明を自分の思考の順番で伝えてしまうと、
相手にはうまく伝わらなくなります。

説明上手になるためには、
物事を正しい順番で伝えることが大切です。

では、
「物事を正しい順番で伝える」
というのはどういうことか?

それは、
「自分が考えた順番」ではなく
「相手が聞きたい順番」で話すことです。

よく「結論から話しなさい」ということが、
説明力アップの書籍に書かれていますが、
まさにこのケースにピタリと当てはまります。

説明とはコミュニケーションである、
ということの本質はここにあります。

自分が伝えやすい順番や考えた順番では相手に伝わらないのは、
それが相手の聞きたい順番や理解しやすい順番ではないからです。

傘の話であれば
「傘を持ってきて正解だった」。

手土産の話であれば
「手土産を買っていって正解だった」、

あるいはもう少し踏み込んで
「本社の部門との取引の可能性が出てきた」が伝えるべき結論です。

残りの部分は、すべて
「なぜ、傘を持っていったのか」
「なぜ、手土産を買って行ったのか
 (あるいは、なぜ本社の部門と取引ができそうになったのか)」
ということに関する補足説明にすぎません。

もちろん、自分が「どういうふうに考え、行動したのか」を
説明することが大事な場合もあります。

たとえば、部下や後輩に、自分の行動の理由を説明し、
今後、同じように考えて行動してほしいというような場合です。

このときは時系列に沿って丁寧に説明したほうがいいでしょう。

説明上手になるために極めて大切なのは、
目的に沿って、正しい順番で物事を伝える、
ということなのです。

Point
自分の考えた順番、経験した順番で説明しても伝わらない

一番伝わる説明の順番
一番伝わる説明の順番
田中耕比古・著)

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