はじめに
説明は順番で決まる

「伝えたつもり」はなぜ起こるのか?

「君の話はよくわからない」
「結局、何が言いたいの?」
などと言われたことはないでしょうか。

仕事はもちろん、プライベートにおいても、
人に何かを説明するシチュエーションというのは多くあります。

プレゼンテーション、電話や対面営業での説明、
業務内容や進捗報告……など、物事を説明して、
相手に理解してもらうことは、仕事の基本動作だと言えます。

また、日常的な会話においても、
ほとんどの場合、説明を行っています。

ニュースについて話したり、
最近の出来事の話をしたりするときも、

多くの場合、
「この問題って〇〇なんだと思う」
「僕はこうやったほうがいいと思う。だって××が□□で……」など、
自分の考えを説明することになるでしょう。

こういった説明をしたときに、
話がわかりやすい人と、わかりにくい人がいます。

・シンプルな話を、複雑に伝えてしまう
・言いたいことはあるが、どうすれば伝わるのかがわからない
・話しているうちに、何を話したかったのかわからなくなってしまう
という人がいる一方で、

・難しい話をわかりやすく説明できる
・「なるほど、たしかにその通りだな」と納得してもらえる
・「その説明はわかりやすかった。すごく腑に落ちた」と言ってもらえる
という人もいるのです。

もちろん、日常生活における友人との雑談であれば、
説明が拙つたなくても問題はありません。
しかし、仕事においては大きな問題となります。

「伝わらない説明」をしていると、
あなた自身の評価や、仕事の質やスピードにも
悪影響が出ている恐れがあります。

プレゼンが苦手で企画が通らない、
業務報告の際に何度も再提出を言い渡されてしまうなどの
目に見える失敗もありますが、

それよりも、説明ベタなせいで、
情報の流れを止めてしまい、仕事の効率を
無自覚に下げてしまっていることのほうが危険です。

ではどうすれば、わかりやすい説明ができるようになるか?

そのカギは、
「説明はコミュニケーション(情報伝達)である」
ということを理解することにあります。

説明というと、
話し手が一方的にしゃべっているシーンを
想像するかもしれません。

しかし、
それは独りよがりに話しているだけで、
コミュニケーションではありません。

話し手が「伝えたつもり」になっているだけで、
聞き手が理解しておらず、
お願いした通りの行動をしてくれない、
などということが起こります。

コミュニケーションは、
話し手と聞き手が、
互いに正しく情報を伝え合うものです。

そのために、
「相手の頭を整理しながら伝える」
ということが重要になります。

相手がしっかり理解しているか、
話の流れについてきているか、

などといった相手の状況を把握し、
それに合わせて話し方を変えるのが、
伝わる説明のコツなのです。


「何をどの順番で伝えるか」を変えるだけで、
説明力は劇的に上がる

具体的に、説明力を劇的に上げる方法をお伝えしましょう。

それは「説明の順番」を意識することです。

ビジネス書ではよく「どう伝えるか」が書かれています。
言い方だったり、話し方だったり、抑揚や声のトーンなどです。

しかし、それ以上に大事なのが
「情報を伝える順番」なのです。

物事を説明するだけに限らず、話したり、
文章で伝えたりするときに、
話す順番を変えるだけで伝わり方は大きく変化します。

わかりやすい説明ができる人の多くは、
何をどの順番で伝えるかを意識して話しています。

逆に、説明が苦手な人は、
この順番を意識していません。

極めてシンプルな例を挙げてみましょう。

「彼は嘘つきだ。しかし、いい人だ」
「彼はいい人だ。しかし、嘘つきだ」

これは同じ内容の文章ですが、
読み手が受ける印象はまったく異なるものになるはずです
(「親近効果」と呼ばれるもので、最後に伝えた情報が強く印象に残ります)。

このように、人は、
何をどの順番で伝えられるかだけで、
受け取る情報が大きく変わってしまうのです。

わかりやすく説明する力がある。

それは、
・プレゼンや提案・主張が通りやすくなり、仕事がスムーズに進む
・伝えたいことを早々に理解してもらえるため、話が早い
・自分の頭の整理をする力が磨かれ、物事を構造的に捉えられるようになる
・人の話を聞きながら整理できるようになり、話を理解する力が高まる
・頭がいい人だと思ってもらえるために、チャンスや縁に恵まれる
などの、人生をいい方向に動かす大きな力となります。

たかが説明、されど説明。

「難しいことをわかりやすく説明できる」
それだけで、仕事や日常における、
結果・印象・評価は劇的に変わります。

本書は、物事を説明する力に主眼を置いて解説していますが、
そのベースとなる
「物事を構造的・体系的に考える」
ということについても触れています。

本書を通じて、説明方法と合わせて、
物事の整理方法に関しても体得していただければ、
公私を問わず、対人コミュニケーション力が大きく改善することでしょう。

より豊かな人生を送るために、
本書が一助となりましたら幸いです。

田中耕比古

一番伝わる説明の順番
一番伝わる説明の順番
田中耕比古・著)

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