「書き出し」で相手に好印象を与える

【宛名】
敬称の基本は「様」

敬称には、
「様」「殿」「先生」などがありますが、
ビジネスメールでは「様」が一般的です。

公的な文書の宛名も「様」は失礼にあたりません。
懇意な相手には「さん」と書くこともあります。

いきなり本文というメールもありますが、
万一、誤って他の人へ送信した場合、
宛名があれば間違いだとすぐわかるので、
入れ忘れがないようにしましょう。

公式な文書や組織内では、上下の区別なく
「殿」を使う習慣もあるようですが、
通常のビジネスメールでは敬称は
「殿」よりも「様」を使うほうが一般的です。


「○○社長様へ」は正しい?
「役職=敬称」です。
「社長」「部長」「課長」などの役職名は、
そのまま敬称になるので「様」は付けません。
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○○株式会社  山田太郎社長
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もしくは、敬称だけでは抵抗がある、
役職にも「様」をつけないと落ち着かないという場合は、
「役職+相手の名前+様」と記述することをお勧めします。
ーーーーーーーーーーーーーーー
○○株式会社社長 山村太郎様
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活用範囲の広い「社名+役職+氏名+様」
「社名+役職+氏名+様」を
基本のパターンとして覚えておくとよいでしょう。
姓しかわからない場合は「社名+役職+(姓)+様」とします。
初めてメールを送る相手にも有効です。
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△△株式会社総務部長 小田良平様
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一般的な役職名
「社長」「専務」「常務」「部長」「課長」のほか、
「局長」「校長」「教授」「委員長」「理事」なども
「役職+氏名+様」のパターンを適用すれば失礼になりません。

小中高や大学の教員など、保育士や弁護士などの
士業の相手の敬称は「先生」で、「氏名+先生」とします。
政治家や医師にも「先生」を使うことがあります。
「先生様」と「様」をつける必要はありません。


団体宛てには「御中」 
「御中」は担当者名が不明な場合に、
官公庁、会社、団体宛てに送るときに使います。
宛先の個人名が特定できている場合は不要です。
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○○会社○○部 御中
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担当者の個人名がわかっている場合は以下のようにし、
「御中」と「様」は併用しません。
ーーーーーーーーーーーーーーー
NG
○○株式会社御中 山田部長様

OK
○○会社△△部 山本太郎様
ーーーーーーーーーーーーーーー
宛先が「〜係」の場合も敬称は「御中」です。
会社では新卒採用係や庶務係、
総務部とか教務課といった部署に宛てるとき、
学校では証明書発行係など、

懸賞の応募では「○○プレゼント係」「△△クイズ係」、
これらの敬称はすべて「御中」です。
「係」のみで送るのは「御中知らず」といってNG です。


会社名の(株)(有)は略称
会社名の正式な表記は「株式会社」「有限会社」で、
(株)(有)はあくまで略称です。
付き合いの程度や内容によっては使用しますが、
見積書や請求書などは正式な表記にします。


複数の人に同時送信するときは「各位」
複数の人に同時にメールを送る場合、
名前を書き連ねる必要はありません。
「各位」を使いましょう。

「各位」そのものが敬称にあたるので、
「殿」や「様」をつける必要はありません。

ビジネスメールでは
「担当各位」「店長各位」「会員各位」など、
プレスリリースでは「報道関係者各位」がよく使われます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
 ○ 報道関係各位
 ○ 関係各位
 × 各位殿
 × 各位様
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【本文書き出し】
相手によってその都度文章を考え、
通りいっぺんの書き出しにならないよう工夫すると
印象に残るメールになります。

初めてメールを送信する相手
ーーーーーーーーーーーーーーー
● はじめまして。商品企画部の川本と申します。
● 初めてご連絡いたします。
 △△商事の山田と申します。
● 突然のメールで失礼いたします。
□□株式会社 制作部の田中と申します。
ーーーーーーーーーーーーーーー
初めて相手に送るメールの定番フレーズが
「はじめまして」
「初めてご連絡いたします」
です。

初めての相手には、
「宛名」→「あいさつ」→「自分の紹介」→「本題」
という流れが基本のパターン。

冒頭のあいさつに続き、
まず、自分の素性を明らかにします。
社名や部署名、自分の担当する役割と名前を記し、
「自己紹介」を。

このとき、「△△様からご紹介をいただき〜」
「御社のホームページを拝見し〜」と
メールを送るに至った経緯を添えておくと、
相手の警戒心が解けます。


【送り先別 書き出し例】
初めてメールを送る相手の場合
ーーーーーーーーーーーーーーー
● はじめまして。ABC 企画営業部の山田です。
● この度はお世話になります。鈴木です。
ーーーーーーーーーーーーーーー
ビジネスメールで多用される「お世話になります」ですが、
初めてメールする相手にはあえて使わず
「はじめまして」のあいさつや「お世話になります」の前に
「この度は」を添えます。


客先など、頻繁にメールをする相手の場合
ーーーーーーーーーーーーーーー
お世話になります。竹田です。
ご連絡いただき、ありがとうございます。
ーーーーーーーーーーーーーーー
あいさつのほかに、
書き出しに意識的に入れるようにすると良いフレーズが
「ありがとうございます」です。
メールの印象が明るく前向きに感じられます。


疎遠だった相手にメールをする場合
ーーーーーーーーーーーーーーー
ご無沙汰しております。
以前、△△の件でお世話になりました小川です。
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長らくやり取りをしていない場合は、名前のほかに
相手が自分のことを思い出しやすいキーワードを添えます。
過去にした仕事の案件をキーワードにするのもわかりやすいです。


社内の上司や目上の人にメールをする場合
長たらしいあいさつや前置きは抜きで、
さっと本題に入るのが好ましいです。

伝えるべきポイントを簡潔にまとめて
「報・連・相」を心がけましょう。
ーーーーーーーーーーーーーーー
山本専務
 お疲れ様です。総務の小林です。
 明日の打ち合わせの件ですが…
ーーーーーーーーーーーーーーー
社内の上司や目上の人に送るメールでは、
あいさつ代わりのひと言として
「お疲れ様です」を添えることもあります。

目下の者から目上の人へ「ご苦労様です」は
不適切な表現なので注意しましょう。


社内の同僚や部下にメールする場合
ーーーーーーーーーーーーーーー
お疲れ様です。
ーーーーーーーーーーーーーーー
お互いの労をねぎらう書き出しフレーズとして
一般的な「お疲れ様です」。

部下など、目下の相手へのメールの書き出しは
「いつも遅くまでご苦労様です」
「急いで仕上げてもらい、助かりました」と
日ごろの仕事へのねぎらいの言葉をかけたいものです。

目下の相手だからと、呼び捨てや命令口調、
なれなれしい表現はいただけません。
言葉遣いにも相手への敬意を忘れずにいましょう。


メールを転送する場合
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● 興味深いメルマガの記事を見つけたので、参考までに転送します。
● 客先から下記のメールをいただきました。お知らせまで。
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自分が受信したメールを誰かに転送する場合、
転送メールの冒頭にひと言、
転送する意図を書き込んで送ると
読む側にも内容が伝わりやすいです。

転送する意図以外に、
特に注目して読んでほしいポイントを明記したり、
自分の感想を冒頭に添えて送るなど
簡単な「解説」を添えると、より相手の興味を引き出せます。

転送する際は、転送元メールの送信者名やアドレスを
第三者に開示すべきか否かを注意しましょう。


1日に何度もメールする場合
ーーーーーーーーーーーーーーー
● 何度も失礼します。
● たびたび恐れ入ります
ーーーーーーーーーーーーーーー
何回も続けてメールを送るような場合、
「お世話になります」をその都度くり返すより、
メールを何度も送る状況を恐縮するひと言を添えるとよいでしょう。

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