すぐ読むかどうかは、「件名」で決まる!

【読まれる件名の鉄則】
メールを判断する際、
最初のチェックポイントとなるのが件名です。


単に「打ち合わせについて」と書くより、
打ち合わせの「何」についてかを具体的に書くようにすると、
読み手もひと目で判断できます。
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× 打ち合わせについて
   ↓
○ 打ち合わせの日時について
   ↓
◎ 11 月20 日のA 社打ち合わせ時間について
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1日に何十通もメールを受け取る人は、
件名を見て「今読む」か「後で読む」かを判断します。

内容が判断しやすい件名であれば、
処理がスピードアップするので歓迎されます。

メールを送る相手に必ず読んでほしい場合は、
件名でしっかりアピールすることが必要です。


秘訣1:固有名詞を入れる
件名に社名や団体名、名前などの
固有名詞を入れるだけでも目立ちます。

あわせて、メールソフトの設定で「差出人」に
社名や名前を登録しておくことをお勧めします。
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● 件名:○○株式会社からのお知らせ
● 件名:サイト更新の打ち合わせについて ○○産業・田中
● 件名:【△△銀行】「電子お取引レポート」交付のお知らせ
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秘訣2:数字を入れる
例えば
「先日はありがとうございました」
という件名にするより、
「7 日の会合ではありがとうございました」と
「いつ」のことかを数字で示すと、
相手は「あ〜、あのときの…」と思い出すことができます。

読み手は数字に注意がいくので記憶に残りやすく、
迷惑メールとも混同されません。
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● 件名:16 日の新年会、予約がとれました。
● 件名:3 月14 日のイベント打ち合わせについて
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秘訣3:記号を入れる
件名に一定の決まった型を取り入れる方法も
迷惑メールと混同されず、
確実に読まれる件名として有効です。

上記は《 》[ ]【 】などの記号を使って
社名やタイトルを強調し、件名を定型化した例です。
件名のフォーマットを決めることで目立たせる効果があります。
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● 件名:ご利用明細のお知らせ《△△》
● 件名: [ 月刊○○ ] 取材原稿 構成の件
● 件名:【 ご案内 】新工場見学会
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よく使われるアイテムに
【重要】【至急】がありますが、
迷惑メールにも多いので、
次のように固有名詞や数字を盛り込み、
具体性を持たせるとよいでしょう。
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【至急ご確認をお願いします】○○の参加申込について
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【送り先別 件名例】
初めての相手にメールする場合

初めての相手にメールを送るときには、
件名で自分の名を名乗ってしまいます。

自分の名前や社名など、
固有名詞を件名に入れるだけでも所在がわかるので、
送信する相手に怪しまれずにすみます。
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● 件名:はじめまして。ABC 企画の山田と申します。
● 件名:取材のお願い(○○編集部 田中)
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個人のアドレスがなく、
社内で1つのアドレスを共有している相手の場合は、
件名に「○○様 △△の件について」と
名前を入れておくとわかりやすくなります。


久しぶりに相手へメールする場合
疎遠になっていた相手にメールを送るときは、
件名を名前+「相手に思い出してもらいやすいキーワード」
で構成します。

キーワードとして、社名や職業、
所在地などを添えるとよいでしょう。
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● 件名:○○編集部の田中です。
● 件名:△△商事 営業部 鈴木です。
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頻繁にメールする相手の場合
同じ相手に複数回メールを送るようなときにも、
件名に数字を入れるとわかりやすくなります。
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● 件名:報告書作成用資料‒1
● 件名:○○社 社内報72 号 P1‒2 用写真
● 件名:1 月18 日掲載 △△銀行 12 段原稿‒1
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このようにページ数や通し番号を入れておくと、
受信する側は整理や区別がしやすくなります。
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件名:パッケージデザイン打ち合わせの件(2)
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と送信するたびに順次、数字を入れていくと
後で見返すときに便利です。

件名に限らず、メール本文や企画書などでも、
数字で表すことを意識して書くと
内容がより具体的に伝わり、説得力が増します。

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