ちょっとした技で差がつく!
メールの基本設定


【差出人の設定】
ビジネスメールは、
素性がわかりやすい設定にしておくことがポイント。
気をつけたいのがメールソフトの「差出人」名です。

社名と名前が入力してあれば問題ないのですが、
ローマ字書きの個人名だけというケースも意外と多くあります。

メールを受信する際、件名と同時に
差出人名もチェックするので「何?」「誰?」と
すぐにわからない差出人名は不審がられます。

差出人名を個人名だけにしておくと、
迷惑メールに間違われやすいです。

ビジネスメールの場合は、差出人名はフルネーム、
あるいは社名と姓など、誰からのメールか
すぐわかるように設定しておきましょう。

上司の代理でメールを送信する場合も
差出人名に会社名が表示されれば、
不審がられることはありません。

差出人名の例
● 山本太郎 ○○株式会社
● △△総研 森 花子

名前や社名を【 】で強調したパターン
【渡辺健太郎】□□商事
【◇◇リース/ 中川由里】

所属部署や部局名を名乗るパターン
△△ 制作部
○○運営事務局

姓が変わった場合、旧姓も併せて明記することも
松岡洋子(中本)



【署名の挿入】
ビジネスメールでは、
差出人の情報を示した「署名」を入れるのが一般的です。
ほとんどのメールソフトが、
署名を登録して自動的に挿入する機能を持っています。
署名の最も一般的な要素は次の3 項目です。

〇 名:
珍しい姓や特殊な読み方をする場合は
カッコ書きで読み仮名を入れたり、
ローマ字表記を添えたりしておくと読み間違いをされません。

⊆厂勝部署名:社名や所属部署名を明記する。 

O⇒軅茵連絡先にはメールアドレスや
WebサイトのURLの他に、電話番号、FAX番号、
郵便番号、住所を明記しておくと、
メールを受信した側が電話連絡や資料などを
送付するときに名刺を見返す手間が省けます。

この他、急ぎの場合の連絡先
(主に携帯番号や携帯アドレス)、
会社の内線番号なども署名に付加できる情報です。

どこまで情報を公開するかは、
状況や相手により異なりますが、
メールアドレス以外の連絡手段を明記しておくことが、
相手に対して親切です。


署名例
̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶
▼山田太郎  株式会社○○○○○
̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶
営業企画本部
〒 000‒0000 東京都△△区□□□町 1‒23‒4( 5F)
TEL : 03‒1234‒5678
FAX : 03‒9876‒5432
MAIL : xxxxx@xxxxx.com
WEB : http://www.xxxxxxx.com
̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶


̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶
★★緊急時090‒1234‒5678 ★★
̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶
株式会社 ○○○○○研究所
調査研究グループ 主任研究員 中小企業診断士
山 田 太 郎 (やまだ たろう)
MAIL: xxxxx@xxxxx.or.jp
〒000‒0000 東京都港区△△ 1‒23‒4 △△△△△ビル5 階
TEL :03‒1234‒5678 FAX :03‒9876‒5432 
MOBILE:090‒1234‒5678

※出張などで社外にいることが多い場合は、
 会社の電話番号より、いつでもつながる携帯番号を明記。


̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶
■ 御社の製品/技術情報をネット上でアピールしませんか?
□ 効果的な営業・広報・マーケティングのツールです。
■ http://www.xxxxxxx.com/
  ○○○○○株式会社 山田 太郎
  Address:〒000‒0000 広島市中区△△町1‒2‒34
  E-Mail:xxxxx@xxxxx.or.jp
  TEL : 082‒123‒4567 FAX:082‒987‒6543
  URL : http://www.xxxxxxx.com/
̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶̶
※自社のキャッチフレーズを明記した例。

迷わず書けるメール術
『迷わず書けるメール術』
(神垣 あゆみ・著)

※書籍の詳細を見たい方は、
 上の画像をクリック!
 
1位目指してがんばってます!
ポチっと応援お願いいたします!