\これでOK!/
ビジネスメールのポイント「5つのC」

ビジネスメールの5カ条

1「Clearly」=「明確に書くべし」
「シンプル イズ ベスト」

一読しただけですっと理解できる
明快・明確な文章が好まれます。

語りすぎ、省略しすぎは読み手に負担をかけ、
遠慮のしすぎ、気の回しすぎは読む側を疲れさせます。

嫌われるメール
● 表現がまわりくどい
● あちこちに話が飛ぶ
● 余談が多く核心がわからない
● 何度も読み返さないと意味が理解できない
● 専門用語を多用している


2「Concisely」=「簡潔に書くべし」
目安はワンスクロール

メールを開いて画面をスクロールせずに
さっと読める程度の文字量が適切です。

用件を簡潔にまとめて書くことも
ビジネスメールに必要な条件。

最初に必要な要件を書き出して整理したり、
箇条書きにしたりするとよいでしょう。

文章を読点でだらだらとつなげず、
句点でほどよく切ることを意識すると、
リズムのある読みやすい文章になります。


3「Correctly」=「正しく書くべし」
送信前にひと呼吸が鉄則

名前や社名など固有名詞の書き誤り、
打ち間違いや変換ミスがないか、
送信する前に一読して確認を。

また、根拠のない予測や、うわさなどの
不確かな情報を書いてしまうと、
相手が確認を強いられ、余計な時間を使わせます。

メールは一瞬で情報を相手に伝えることができますが、
同じように間違いも一瞬にして伝わることを
肝に銘じておきましょう。


4「Concretely」=「具体的に書くべし」
数字を使おう

あいまい、あやふやな表現は
誤解を招きやすくトラブルの元。

数値や固有名詞を使い、
具体的にイメージできる表記の仕方を工夫しましょう。

「来月の初めに」→「12月1日に」
「午後には戻ります」→「14時半に戻ります」
「かなりお得です」→「500円もお得です」
「皆さんによろしくお伝えください」→「山田さんや川本さんにもよろしくお伝えください」


5「Courteously」=「丁寧に書くべし」
書き方1つで相手の行動も変える

メールは相手の表情が見えず
文字だけで感情を読み取るので、
会話よりも温かみが伝わりにくいツールです。

自分では普通に用件だけ書いたつもりでも
言葉が足りないと
「素っ気ない」「ぶっきらぼう」「冷たい」印象を
相手に与えてしまうことも。

禁止や否定的な表現は、肯定的な表現に言いかえると、
相手も受け入れやすくなります。

迷わず書けるメール術
『迷わず書けるメール術』
(神垣 あゆみ・著)

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