カンタンな書類を期限どおりに出さない部下たち

突然ですが、1つ想像してみてください。

「総務部から指示されたアンケートを
 金曜日までに提出してください」

とあなたの組織のメンバーに依頼します。

そのとき、組織のメンバーは期限を守り、
全員提出できるでしょうか?

「うちのメンバーは間違いなく全員提出できる」

と答えられるあなた。

そして、あなたの組織はとてもすばらしいです。

でも、実際はなかなかそうはならないと思います。

提出する部下もいれば、提出しない部下もいる。

言われて、ようやく動き出す部下も、
3回ぐらい催促して、ようやく提出する部下も、
あるいは、期限内に出したはいいものの、
まったく規定どおりに記入しておらず、
再提出になる部下もいるかもしれません。

このような残念な部下に手を焼いているという人は
少なくないでしょう。

結局、あなたが何度も催促して
ようやく全員分が集まるころには、
提出期限を超えてしまい、
総務部から嫌味を言われるようなことになる……。

私たちは大人です。

給料をもらって働いていています。

ですから、それぐらいやって当たり前だと
誰もが思うでしょう。

しかし、実際には
少し時間をとればできることであっても、
動かない部下がいます。

だからと言って、
仕事もせずにサボっているわけではありません。

会社に来てもまるで死んでいるかのように
何も動かないというわけではないはずです。

部下たちには他にもやることがあり、
それぞれ仕事に取り組んでいるのです。

しかし、あなたの指示したことに対しては、
正しく行動しないという状態です。


部下が指示どおりに動かない2つの理由

ではなぜ、部下が指示したとおりに動かないのか?

その理由は、主に2つあります。


”下たちに動かなくてもいい環境が
 与えられている
 
1つは、上司が部下に動かなくてもいい環境が
与えているからです。

「それはどういうことだ?」と
思われるかもしれません。

1週間の期限と決められたフォームを
指示しているにもかかわらず、
なぜ動かなくてもいい環境と言えるのか?

答えは、部下の過去の経験に基づいています。

おそらく、指示したことに対して
部下全員が期限を守らないというわけでは
ないでしょう。

正しく提出する人は、
たいてい同じ人というケースが多いのです。

逆に提出しない人や、
いつも正しく記載しない人も
固定していると思われます。

当然、期限を守らず
正しく記載していない人に対して
注意と催促をしているはずですが、
いつも変わらず、
期限を超えてから動き出すという行動を
繰り返している場合がほとんどです。

何度言っても正しく動かないわけですから、
期限までに提出していないメンバーの思考が
理解できないという人もいるかもしれません。

そして、多くのリーダーが
「部下の性格がその要因だ」と考えて
あきらめてしまいがちです。

しかし、ここで断言します。

問題は、部下の性格ではありません。

期限を守れないのは、
過去において同じような指示を出された際に、
その期限までに動かなくても
大丈夫だったという体験が
繰り返されているからなのです。

「言われてから動けばいい」という
体験を繰り返した部下は、
いくら期限を伝えても
その指示は認識しなくなります。

その結果、指示に対して
正しく動く部下は固定され、
動かない人もまた固定されてしまうのです。


部下が「自分の判断基準で動いていい」という
 認識を持っている

もう1つの理由として、
上司の指示に対して部下が
「自分の判断基準で動いていい」という認識を
持っているケースがあります。

私たちは、仕事をしていると、
さまざまなタスクを同時に抱えています。

そのため、与えられた時間の中で
優先順位を決めて仕事を進めています。

チームで仕事をしていると言っても、
仕事の多くは個人の仕事に
ブレイクダウンされているため、
その人の判断基準で簡単に
その順序を変えてしまうことができます。

さらに、我々人間は感情によっても、
その優先基準を変えてしまいます。

「めんどうだから」
「今は気分が乗らないから」といった理由で、
そのときにやるべきではないことを
簡単に優先してしまいます。

「何を優先すべきか?」に対して、
正しく提出することができる部下は、
あなたの出した指示を
優先しなければならないという
判断基準を持っています。

しかし、期限どおりに提出しない部下は、
あなたの指示を優先せず、
自分の判断基準で行動してもいいという
認識を持っているため、
あなたの指示どおりに動かない可能性があります。

その認識が定着する過程には、
上司に指示されても、
自分の判断基準を優先しても大丈夫だった
経験があります。

その経験の繰り返しによって、
自分の判断でそのときの行動を優先するパターンが
定着してしまいます。

そうすると、必要なことであったとしても、
部下は自己都合を優先してしまうため、
指示どおり動かなくなってしまうのです。


「動かない」2つの理由の共通点

コンサルティングを依頼される多くの現場で、
指示に対して動かない組織を改善してきましたが、
その多くが部下が動かない2つの理由によって
構成されています。
 
2つの理由に共通することがあります。

それは、「上司の普段のかかわり方」です。

部下が動かない理由は、
上司が動かなくてもいい体験を
部下にさせ続けてきたことにあります。

部下は決して性格が悪いわけでもなく、
能力が低いわけでもありません。

むしろ、上司に動かなくてもいいという
トレーニングをされてきたのです。

本来優秀な能力を持ちながら、
動くことができない残念な部下を
つくり出したのは、上司自身なのです。

思い当たる節がある方は、
決して悲観しないでください。

この本を読み進めることで、
今まで動かないと思っていた部下を
動かすことができるようになります。

実際に多くのリーダーが
私のメソッドで部下を正しく動かすことが
できるようになっています。

結果を出すリーダーほど動かない
結果を出すリーダーほど動かない
山北陽平 (著)


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