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不定期連載『辞令、SM担当に任ずる!』は、
企業・団体でSM(ソーシャルメディア)を担当する方に
「役立つ情報」「考え方のヒント」をお届けする企画です
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こんにちは。
フォレスト出版ソーシャルメディアチームのツユキです。


ここ数回は、Facebookページや、Facebookクーポンなどの
情報をお届けしてきましたが、今回、注目するのは、


Facebookのグループ機能


です。

「Facebook日本一」をうたっている弊社ですが、
ただ「いいね!」の数が出版社として1位というだけでなく、
社内業務においてもFacebookを活用しているのも
特長です。


そして、その中で、
大きな役割を果たしているのが、
「グループ機能」なのです。


今日は、その活用法について書いていこうと思います。


まず基本的なところからいくと、フォレスト出版では
各メンバーのタスクやスケジュールを
このグループで管理しています。

たとえば、こんな感じです。


グループの活用_1


このように当日のスケジュールなどを書いておくことで、
メンバー間で、予定を共有することが可能になります。

このようなツールは、
一般の企業では専用のイントラネットを組んだり、
Googleカレンダーなどクラウドツールを使って、
スケジュールを共有・管理していることかと思いますが、
facebookグループ機能を使うメリットが3つあります。


●スマホからでも簡単に確認できる(=携帯性)
●見た相手が表示される(=ミスコミュニケーションの防止)
●コメントがつけやすい(=タスク管理が容易)


まず、スマホから見られることは、
今の時代においては非常に重要です。

社内イントラネットであれば、
社外からはアクセスできない場合も多いでしょう。
それではスケジュール管理が不便だと言えます。

またGoogleカレンダーであれば、
スマホからも見られますが、
しかしiPhoneには、その専用アプリがないようです。

その点でいえば、
アプリがあるFacebookのほうが簡単にアクセスできる
といえます。

あと、こんな社会人のかたはあまりいないでしょうが、
Facebookでスケジュール管理をしていると、
「明日会うこの人、どんな人だっけ・・・?」と悩んだとしても
もし、すでにFacebookのつながりがある人ならば、
即座にFacebook内で検索して探すこともできるのです(笑)。


次に、グループの投稿には、
見た相手が表示されるというメリットがあります。

図の赤い矢印の部分に、
「10人が表示済み」とありますが、
クリックすると、その投稿に目を通した人が確認できます。

これを使えば、メールで情報を共有しようとして、
「そのメール、読んでないよ!」なんていうような
情報共有のミスを防ぐことができるといえるでしょう。
(重要な連絡であれば、当然ながら合わせて
電話などで確認をとることも怠らないようにしましょう)


そして、最後にこのグループ機能を使えば、
タスク管理も非常に容易なのも特長です。

たとえば、やるべきタスクのうち、
終わらなかったタスクがあったとします。

そこで、コメント欄に
「○○○○の業務が終わりませんでした」
ということを書いておきます。

これを書いておき、それを上長が確認すれば、
部下のタスクの進行状況を容易に把握できるのです。

その上で、
「納期は●日だから、よろしく!」
「その仕事は優先度が低いから、来週でもいいよ」
などとコメントをすれば、
どの業務を優先して進めればよいのかがわかり、
効率的な業務も可能となります!


また、このグループ機能は、
所属部署を超えたプロジェクトチームの運用
にも役立ちます。

たとえば、フォレスト出版では、1冊の本を売るのに、
編集担当・マーケティング担当・営業担当など、
いろいろな部署から人を集めて
チームを結成することがあります。

その際、通常の会社であれば全員が集まって、
ミーティングをする必要などが発生しますが、
このグループ機能を使えば、簡単に会話ができると思います。


空間を超えて、ソーシャル上で
スケジュール・プロジェクトを進めていく


グループ機能をつかうと、
いろいろなタスク管理の形が見えてくると思いますので、
まずは部署など、小さい単位のグループの中で、
運用してみてはいかがでしょうか?^^


▼今回の内容はこちらの書籍も参考にしています。


『仕事で使えるフェイスブック活用術』松宮義仁・著


『実例でわかる!
 ビジネスで使えるフェイスブック活用術』
           松宮義仁 著

 






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